Allan Costa
Allan Costa é empreendedor, investidor-anjo, mentor, escritor, motociclista e palestrante em dois TEDx e em mais de 100 eventos por ano. Co-fundador do AAA Inovação, da Curitiba Angels e Diretor de Inovação da ISH Tecnologia. Mestre pela FGV e pela Lancaster University (UK), e AMP pela Harvard Business School.
Otimizando o tempo
3 dicas para fazer reuniões mais produtivas
Participar e conduzir reuniões produtivas não é algo que surge do nada, mas a boa notícia é que essas são habilidades que podem ser aprendidas. Assim como podemos aprender a gerenciar melhor nosso tempo ou a ordenar nossas tarefas da melhor forma possível, podemos também aprender a otimizar as reuniões da melhor forma possível.
Ainda mais em tempos de home office em alta, parece que gastamos boa parte dos nossos dias pulando de uma reunião para a outra. Pensando nisso, passei boa parte dos últimos tempos buscando otimizar ao máximo meu tempo em reuniões.
Quando 4 dos colaboradores da sua empresa fazem uma reunião de 1 hora, isso significa 4 horas de trabalho da empresa gastas naquele período. E muitas vezes, 1 hora de reunião não significa apenas aquela 1 hora, pois existe todo o processo de preparação, eventual elaboração de material e depuração pós-reunião.
Pensando nisso, separei 3 dicas que tenho usado para tornar as reuniões tão produtivas quanto possível.
1. Preparação
Ter o mínimo de preparação é fundamental. Se você sabe que vai precisar apresentar uma planilha de resultados, o melhor a se fazer é deixá-la aberta de antemão.
Se vai precisar que todos colaborem com um documento, já o deixe aberto e, se possível, envie antes mesmo da reunião para que todos já tenham acesso ao que precisam. Isso pode parecer um detalhe singelo, mas faz toda a diferença para otimização do tempo de reunião.
2. Criar uma base de conhecimento
Uma segunda dica preciosa é criar bases de conhecimento escritas. Como boa parte das nossas reuniões não são gravadas, o que foi decidido e, mais importante que isso, a razão pela qual essas decisões foram tomadas acabam se perdendo.
Entender e poder acessar o racional por trás das decisões faz toda a diferença em análises futuras e também para que as pessoas que estão entrando na empresa possam entender as razões pelas quais a decisão foi X e não Y.
Não é necessário transcrever toda a reunião, obviamente, mas ter um responsável por fazer uma espécie de ata é importante.
3. Ter objetivos claros
Por fim, ter objetivos claros para cada reunião é fundamental para otimizá-las. Toda e qualquer reunião precisa ter ao menos uma decisão a ser tomada. Novamente, pode parecer uma dica simplista, mas faz toda a diferença.
Passar muito tempo vagando ou discutindo ideias em uma reunião não é das coisas mais produtivas. Discussões e debates são importantes, mas boa parte desse processo pode ser feito de forma assíncrona.
Reserve para reuniões envolvendo a agenda de várias pessoas efetivamente o que demanda interação e decisão.
