Rucelmar Reis
Rucelmar Reis é empreendedor, com vasta experiência em tecnologia e negócios digitais. Fundador e sócio de diversas empresas, atua como mentor e conselheiro de startups. Formado em ESADE Barcelona e MIT, une visão estratégica e prática no desenvolvimento de negócios.
Na Veia
O segredo dos profissionais que fazem mais trabalhando menos
Entre tantas redes de contatos que participo e atividades empresariais do dia-a-dia, uma das perguntas que mais me fazem é: "Como você dá conta de tanta coisa?" E por muito tempo, eu respondia ironicamente e rindo: “Quem disse que dou conta?”
Mas, a verdade é que eu não sabia a resposta. Vivia correndo atrás de resolver o problema mais imediato, sempre ocupado, e pra ser sincero, muitas vezes nada produtivo. Até descobrir que o problema não era de verdade a falta de tempo — era excesso de dispersão.
Foi quando comecei a observar um padrão curioso: os profissionais mais bem-sucedidos que conhecia não trabalhavam mais horas que os outros. Na verdade, muitos trabalhavam menos. Mas havia algo diferente na forma como eles organizavam sua atenção. Algo que eu precisava decifrar. E como aprender e empreender são meus hobbies prediletos, tentei formatar o meu jeito de lidar com isso.
A resposta veio de algo óbvio e que me ajudou a lembrar de como devo encarar todas as demandas: a palavra FOCO.
A distração não é por acaso
Aqui, vale contextualizar um pouco. Vivemos a era da distração profissionalizada. Enquanto você lê este artigo, seu celular provavelmente vibrou pelo menos duas vezes. Seu email recebeu três mensagens novas. E sua mente já se desviou para pelo menos algum assunto diferente.
Não é culpa sua. É o meio que vivemos e que propositalmente quer nos prender com o que temos de mais valioso, que é nosso tempo e atenção.
Rucelmar Reis estreia coluna “Na Veia” no GazzConecta para apoiar empreendedores
As empresas de tecnologia investem bilhões para capturar cada segundo da sua atenção. Elas contratam neurocientistas, psicólogos comportamentais e especialistas em vício para tornar seus aplicativos irresistíveis. É uma guerra assimétrica: sua força de vontade contra algoritmos que aprendem seus pontos fracos.
O resultado? Profissionais cronicamente ocupados, mas sistematicamente improdutivos. Pessoas que confundem movimento com progresso, atividade com resultado.
Aqui está o insight que mudou minha vida: o problema não é ter muitas tarefas. É não saber quais tarefas realmente importam.
O método que mudou tudo
Depois de anos tentando "otimizar" minha agenda, percebi que estava atacando o sintoma, não a causa. Não precisava de mais produtividade — precisava de mais clareza. Foi então que desenvolvi meu modo próprio de ver as coisas de forma simples, mas que achei poderoso, usando as quatro letras da palavra FOCO.
Hoje, quando alguém me pergunta como dou conta de tanta coisa, me vem sempre à mente a palavra FOCO. Não é mágica. É método. Uso essa palavra para lembrar de como ser mais produtivo, usando cada letra como a lembrança de um processo que preciso seguir no cotidiano:
F de “Fragmentação”: o poder da lista completa
O primeiro passo é brutal em sua simplicidade: liste tudo. Absolutamente tudo que está ocupando espaço na sua mente. Projetos grandes, tarefas pequenas, compromissos vagos, ideias soltas. Tudo.
Por que isso funciona? Porque nossa mente não foi projetada para ser um sistema de armazenamento. Ela foi projetada para processar informações. Quando tentamos "lembrar de tudo", gastamos energia mental preciosa apenas mantendo as informações na memória, em vez de usá-las para pensar estrategicamente.
David Allen, criador do método Getting Things Done, descobriu algo fascinante: nossa mente fica em loop constante com tarefas incompletas. É o que os psicólogos chamam de "Efeito Zeigarnik" — a tendência de lembrar melhor de tarefas interrompidas do que de tarefas concluídas.
Insight prático: Use a regra dos dois minutos. Se algo leva menos de dois minutos para fazer, faça na hora. Se leva mais, vai para a lista.
O de “Organização”: a matemática das prioridades
Agora vem a parte que separa amadores de profissionais: organizar por critério. Não por urgência — isso é armadilha. Por importância, impacto e risco.
Uso uma matriz simples que aprendi observando executivos de alto nível:
Alto Impacto + Baixo Esforço = Faça Primeiro
Alto Impacto + Alto Esforço = Planeje Cuidadosamente Baixo Impacto + Baixo Esforço = Faça nos Intervalos Baixo Impacto + Alto Esforço = Questione se Precisa Fazer
A mágica está em ser honesto sobre o impacto real. Quantas reuniões você participa que não geram resultado algum? Quantos relatórios você produz que ninguém lê? Quantas atividades você faz por hábito, não por necessidade?
Insight revolucionário: A maioria das pessoas organiza por urgência porque é mais fácil. Urgente grita, importante sussurra. Mas, aprendi ao longo da minha jornada que temos que escutar mais os sussurros.
C de “Cortar”: a coragem de dizer não
Aqui é onde a maioria falha. Depois de listar e organizar, vem a decisão mais difícil: o que não fazer.
Uma regra que alguns atribuem a Warren Buffett, mudou minha perspectiva, mesmo podendo ser apenas uma história popular. É a regra do 5/25: liste suas 25 prioridades profissionais. Escolha as 5 mais importantes. As outras 20? Trate como inimigas mortais. Por quê? Porque elas são boas o suficiente para roubar sua atenção, mas não importantes o suficiente para merecer seu melhor esforço.
Cortar não é desistir. É escolher. É entender que toda energia investida em algo medíocre é energia roubada de algo excepcional que você poderia estar fazendo.
Steve Jobs resumiu isso perfeitamente: "Inovação é dizer não para mil coisas boas para poder dizer sim para algumas coisas extraordinárias."
Insight libertador: Você não precisa justificar seus "nãos". Precisa proteger seu "sim".
Insight libertador: Você não precisa justificar seus "nãos". Precisa proteger seu "sim".
O de Operacionalizar: a execução sem distrações
O último passo é onde a mágica acontece: execução com foco total. Não multitarefa. Não "só uma olhadinha no WhatsApp". Foco em uma tarefa até sua conclusão. No estilo da lupa no sol, que se ajustada a distância correta, concentra o calor dos raios até ter a força de uma laser.
A neurociência é clara sobre isso: nosso cérebro não faz multitarefa. Ele faz "troca rápida de tarefas", e cada troca custa energia mental. Pesquisas feitas pela Gloria Marks, mostram que pode levar até 23 minutos para se conseguir recuperar o foco completo após uma interrupção.
Minha regra é simples: uma tarefa, um bloco de tempo, zero distrações. Celular no modo avião. Notificações desligadas. Porta fechada se necessário.
Insight transformador: Duas horas de foco total valem mais que oito horas de trabalho fragmentado.
A escolha que define carreiras
O mundo não vai ficar menos distraído. As demandas não vão diminuir. A tecnologia não vai parar de competir pela sua atenção. A única variável nesta equação é você.
Você pode continuar na ilusão de que "estar ocupado" é sinônimo de "ser produtivo". Ou pode entender que, na economia da atenção, quem controla o foco controla o futuro.
O FOCO não é apenas uma ferramenta de produtividade. É uma declaração de independência da tirania da urgência que hoje vivemos.
Hoje, quando alguém me pergunta como dou conta de tanta coisa, sorrio e respondo:
"Não dou conta de tanta coisa. Dou conta apenas das coisas que acho importantes."
